Case History Ausl Reggio Emilia
L'Azienda USL di Reggio Emilia, che ha come territorio di competenza l’intera Provincia di Reggio Emilia con 45 comuni e oltre 450.000 abitanti.
Come tutte le aziende sanitarie deve produrre documenti da inviare ai cittadini che si avvalgono dei suoi servizi sanitari.
I generatori di tali documenti sono numerosi uffici e persone tra l’altro in sedi diverse (diversi distretti sanitari e 5 ospedali).
Esigenze del cliente
Il cliente aveva il bisogno di migliorare il processo di creazione e produzione della comunicazione ai cittadini.
Le aree di miglioramento individuate sono state:
• Difficoltà nel reperimento delle informazioni.
• Estrema difficoltà nel comunicare tra i reparti per la propria parte di competenza, in termini di contenuti e/o approvazioni.
• Scarsa autonomia nella creazione e gestione dei documenti
• Processi manuali per la stampa, imbustamento e postalizzazione con elevati costi per il personale addetto a funzioni di basso livello.
• Tempi per la generazione di nuove tipologie di comunicazioni.
• Eccessivo carico di lavoro sull’area informatica.
• Costi eccessivi
Gli obiettivi del progetto sono stati:
• Rendere più semplice i processi che portano alla creazione ed inoltro dei documenti
• Migliorare la comunicazione con gli utenti interni ed esterni
• Razionalizzare i costi
Soluzione proposta da Selecta
Selecta ha creato per la AUSL di Reggio Emilia un ambiente condiviso utilizzando un portale Internet/Intranet per la gestione delle comunicazioni da creare e spedire.
Il portale consente di:
- selezionare la tipologia di documento (template) su cui scrivere o incollare i testi,
- ottenere una prova reale di stampa scaricando un file pdf,
- visualizzare lo stato di avanzamento delle comunicazioni prodotte.
Tipologia di documenti trattati
- Attività varie di screening
- Servizi di gestione personale
- Inviti con ricevute di ritorno
- Invii e stampa referti per laboratori analisi
- Fatturazioni con e senza bollettino
- Comunicazioni generiche ai medici di base
Vantaggi apportati
Riduzione dei costi delle comunicazioni
Semplicità di utilizzo anche per utilizzatori non esperti;
autonomia dei singoli uffici nell’accedere ai servizi per la gestione delle proprie comunicazioni
Sicurezza di accesso tramite login e password
Monitoraggio on-line di tutte le fasi di composizione ed inoltro dei documenti
Semplificazione dell’intero processo
